Si fuéramos capaces de convertir todo el proceso de comunicación en una simple rayuela y la dibujásemos con tiza en el suelo, la comunicación interna sería la primera casilla en la que apoyarnos. Ese espacio necesario para comenzar a andar y también para alcanzar el siguiente objetivo. Algunos especialistas la definen como el intercambio de información entre todos los niveles de la entidad o empresa que refuerza el sentido de pertenencia al grupo que llamamos organización.
DESDE DENTRO HACIA FUERA
La comunicación interna es un proceso vital y eficaz para fomentar el aprendizaje de la organización, el cambio y la mejora de la misma. El objetivo es proyectar internamente la imagen que se pretende transmitir al exterior. Si no se cuida con todos los públicos elegidos corremos el riesgo de convertirnos en «vendedores de humo» y las consecuencias pueden llegar a ser muy negativas para la cohesión de las personas que forman (o se sienten) parte de este proyecto. Este tipo de comunicación debe dirigirse principalmente a quienes integran la plantilla profesional y la directiva (en sus diferentes niveles de responsabilidad), aunque en el ámbito de las entidades del Tercer Sector se incluyen también el voluntariado, patronato/junta directiva y asociados.
DIÁLOGO Y PROACTIVIDAD
Las personas que trabajan en una organización son claves en todo proceso de comunicación. A través de ellas se percibe la entidad, transmiten al resto de públicos sus motivaciones, expectativas y convicciones respecto a cómo funcionan las cosas dentro. Generan un valor añadido y conocimiento a la organización, además de ser referentes de ella en cada espacio que ocupan. De ahí que sus necesidades de comunicación sean un tema prioritario. De forma sintetizada, éstas se pueden agrupar en cuatro grandes bloques: conocer la entidad para la que se trabaja; fomentar el intercambio de información y diálogo transversal; el conocimiento de las perspectivas de futuro y, por último, el reconocimiento y puesta en valor del trabajo realizado.
DESHACER NUDOS
Seguro que más de una vez hemos escuchado a alguna persona cercana en la organización frases como “yo no sabía nada” o “tenemos un problema de comunicación”. Son síntomas de que la comunicación interna no fluye como es debido. Que existen “nudos” informativos que es preciso abordar para evitar un distanciamiento progresivo. Aunque pensemos que somos los más comunicativos no se debe descuidar el trabajo añadido que supone informar al resto de los componentes del equipo. Es una meta a medio plazo que es necesario planificar y a la que hay que dedicar tiempo y recursos.
GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
Atender las necesidades de la comunicación interna supone mirar hacia dentro de la propia organización, pararse y pensar durante un momento qué acciones pueden favorecer la escucha y el diálogo, explicar y formar a las personas para construir referencias, informar para desarrollar el conocimiento y valorar lo que se hace para motivar a quienes integran el equipo. Para llevarlas a cabo disponemos de distintas herramientas de comunicación a nuestro alcance, especialmente online. Desde las publicaciones internas de carácter periódico o puntual (comunicados internos), la documentación institucional, las reuniones formales con parte del equipo o bien las que están estandarizadas, el buzón de sugerencias, intranet, unas jornadas formativas o de convivencia, etc. Lo que cada vez parece estar más claro es que la comunicación con quienes trabajan en la organización ha de profesionalizarse y dirigirse hacia la “gestión del conocimiento”.
SOBRECARGA INFORMATIVA
El exceso de información también suele generar pequeños conflictos. Por ello, aunque las acciones sean las mismas, es conveniente establecer el siguiente orden: explicar para construir referencias, informar para desarrollar el conocimiento, intercambiar para favorecer la escucha y el diálogo y, por último, valorar para motivar.